Corona-maatregelen CIIO

Uitstel of niet?

Als uitstel van audits tot potentiële overschrijding van cruciale data leidt, is er een speciale certificatiebeslissing nodig. Cruciale data treden op bij het 1e Tussentijds Onderzoek (TO1) na initiële certificatie (dit onderzoek moet binnen 12 maanden na de initiële certificatiedatum gestart zijn) en bij Vervolgonderzoeken (een Vervolgonderzoek (VO) moet afgerond zijn voor de vervaldatum van het certificaat). In situaties waar het niet mogelijk is om voor deze cruciale data het onderzoek te starten (bij een 1e TO1) dan wel af te ronden (bij een VO), bestaat de mogelijkheid tot uitstel/verlenging van maximaal 6 maanden. 
CIIO teamleiders hebben hierover met alle klanten die voor de zomer ingepland zijn contact gehad. Mocht u nog niets gehoord hebben, neem dan contact op met de desbetreffende teamleider of met onze officemanager, Anouk Potjes (088-4446333, info@ciio.nl).

Binnenkort wordt contact opgenomen met klanten waarvan de onderzoeken na de zomer ingepland staan, om ook met hen alvast te kijken naar de (on)mogelijkheden en dilemma’s bij het aankomende onderzoek. Hierbij wordt ook meegenomen wat de stapsgewijze versoepeling van de lockdown betekent voor de geplande audits.

Audits-op-afstand

Inmiddels zijn al diverse ervaringen opgedaan met audits-op-afstand. Hoewel dit voor alle betrokkenen wennen is, blijkt dat het goed mogelijk is om gedegen audits uit te voeren. Hierbij hanteren we de volgende uitgangspunten/praktische tips:

• Voor geheel nieuwe klanten is een audit-op-afstand alleen onvoldoende. Het is goed mogelijk het onderzoek op afstand te starten, maar een (tweede) deel van het onderzoek moet op locatie plaats vinden. Alleen in uitzonderlijke situaties kan hiervan afgeweken worden. Bij bestaande klanten, zeker daar waar ook (een deel van) het onderzoeksteam al bekend is, is een voledige audit-op-afstand een werkbaar alternatief.
• Het programma is, mede dankzij het ontbreken van reistijd, makkelijker op te knippen in dagdelen (in plaats van volle dagen). Daarnaast is het verstandig de terugkoppeling los te koppelen van de gesprekken zodat het auditteam enkele dagen ruimte heeft voor interne afstemming en voorbereiding van de terugkoppeling.
• Belangrijk is om ruimte in het programma in te bouwen om even te ‘ontschermen’, bijvoorbeeld 10 minuten van elk audituur. Daarnaast is het raadzaam om van de normale auditwerklunch een korte wandellunch te maken: frisse lucht en beweging houden een ieder scherp!
• Actief gebruik van schermdelen, zodat auditor en auditee ook gezamenlijk even door documenten kunnen scrollen, vergroot de diepgang van een audit-op-afstand. Digitaal toegang tot het intranet van de klant maakt ook dat een onderzoek soepeler verloopt. In het programma kan op die manier iets meer ruimte voor documentonderzoek ingebouwd worden.
• Doe zo veel mogelijk op een groot scherm, een klein telefoon-beeldscherm versmalt de blik en vermoeit meer dan desktop-beeldscherm.
• Oortjes zijn handig omdat men dan de handen vrij heeft. Maar ze kunnen ervoor zorgen dat de gesprekken ‘heftiger’ binnen komen en dat vermoeidheid eerder optreedt.

Tot slot: bij beeldbellen kan niet alles de AVG-toets doorstaan. Daarom sluiten we vanuit CIIO bij voorkeur aan bij de systemen van de klant, waarbij we ervan uitgaan dat de klant aannemelijk kan maken dat deze AVG-proof zijn. Als alternatief stelt CIIO de eigen goed beveiligde Teams-omgeving beschikbaar.